Errores al responder un requerimiento de la DIAN: cómo evitarlos
La mayoría de los errores no nace de la falta de disposición. Ocurre lo contrario: la empresa quiere cumplir, reúne documentos, llama al contador y procura enviar algo cuanto antes.
El problema aparece cuando la urgencia reemplaza el diagnóstico. Una hoja de cálculo puede contener cifras correctas y aun así no explicar la diferencia. Una corrección puede cerrar un punto, pero abrir una sanción o afectar otro período. Un documento entregado sin contexto puede terminar respaldando la interpretación de la DIAN.
Por eso, antes de radicar una respuesta, conviene revisar no solo qué vas a enviar, sino qué posición jurídica estás construyendo con cada explicación y cada anexo.
¿Qué errores se cometen al recibir el requerimiento y calcular el plazo?
1. Responder por impulso
La empresa recibe el correo, identifica los documentos solicitados y comienza a enviarlos de inmediato. Parece razonable porque transmite disposición para colaborar y evita la sensación de estar dejando pasar el tiempo.
El riesgo es que la primera respuesta se prepare sin conocer el expediente completo. Puede contener cifras provisionales, explicaciones incompatibles o afirmaciones que luego sean difíciles de corregir.
En su lugar, conserva el correo original, los anexos, la evidencia de entrega y cualquier comunicación anterior con la DIAN. Después construye un calendario y una lista de los puntos que realmente deben contestarse.
La prioridad de las primeras horas no es radicar. Es controlar el plazo y entender el alcance del acto.
2. No identificar qué tipo de acto llegó
La empresa llama «requerimiento» a cualquier comunicación de la DIAN y la tramita como una solicitud general de documentos. Parece práctico porque evita detenerse en diferencias jurídicas que, a primera vista, pueden parecer técnicas.
Pero un requerimiento ordinario, un emplazamiento para corregir, un requerimiento especial y una liquidación oficial no cumplen la misma función. Tampoco conceden las mismas oportunidades de actuación.
Un requerimiento ordinario suele solicitar información dentro de una investigación. El requerimiento especial, en cambio, contiene las modificaciones que la DIAN propone realizar a una declaración y concede tres meses para formular objeciones y aportar pruebas.
En lugar de responder por el nombre que usa internamente la empresa, revisa el encabezado, la norma citada, el impuesto, el período y la decisión o solicitud concreta contenida en el documento.
3. Calcular el término desde la fecha equivocada
La gerencia empieza a contar desde el día en que abrió el archivo o desde que el contador recibió una copia. Parece lógico porque esa es la fecha en la que la empresa conoció internamente el problema.
Sin embargo, el cómputo depende de la forma en que el acto fue notificado. En las notificaciones electrónicas, la DIAN ha precisado que el acto se entiende notificado cuando se recibe el correo, pero el término para responder o impugnar comienza después de transcurridos cinco días hábiles.
El riesgo de contar mal no es únicamente presentar la respuesta tarde. También puede hacer que la empresa crea que dispone de más tiempo del real y deje la revisión jurídica y probatoria para los últimos días.
En su lugar, documenta la fecha y el medio de notificación, confirma qué término corresponde al acto y fija una fecha interna anterior al vencimiento legal. Esa diferencia permite revisar la respuesta, comprobar los anexos y corregir inconsistencias antes de radicar.
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4. Entregar documentos sin explicar qué prueban
La empresa reúne facturas, contratos, certificados, auxiliares contables y comprobantes, y los adjunta en una carpeta extensa. Parece razonable porque supone que más documentos significan una respuesta mejor respaldada.
El riesgo es que la DIAN reciba cientos de páginas sin una ruta para entenderlas. Un anexo no se convierte automáticamente en prueba útil: debe relacionarse con el hecho que busca demostrar.
Una respuesta más sólida identifica cada pregunta, expone la explicación correspondiente y señala qué documento la respalda. Cuando existen diferencias entre facturación, contabilidad y declaración, conviene incluir una conciliación que permita seguir los valores desde su origen.
No se trata de enviar todo lo que existe. Se trata de demostrar, con orden, por qué la posición de la empresa es correcta.
5. Responder preguntas que la DIAN no hizo
Para mostrar transparencia, la empresa describe otras operaciones, períodos o situaciones que no fueron solicitadas. Parece razonable porque una explicación amplia puede sentirse más completa.
El problema es que esa información adicional puede extender innecesariamente el alcance de la revisión. También puede abrir diferencias nuevas que todavía no habían sido planteadas por la Administración.
En lugar de responder de forma expansiva, delimita el objeto del requerimiento. Cada explicación debe cumplir una función: contestar un punto, corregir una premisa o aportar un soporte.
Esto no significa ocultar información ni entregar una respuesta incompleta. Significa evitar afirmaciones innecesarias y mantener la discusión dentro del asunto que la DIAN está revisando.
6. Corregir la declaración sin medir el impacto
La empresa encuentra una diferencia y decide corregir para demostrar colaboración y cerrar el asunto. Parece una salida prudente porque evita una discusión prolongada.
Pero una corrección puede implicar un mayor impuesto, una sanción, intereses y efectos sobre otros períodos, saldos a favor o declaraciones relacionadas. También puede significar la aceptación de una interpretación que todavía era discutible.
En lugar de corregir de inmediato, compara al menos tres escenarios:
- Mantener la declaración y explicar la diferencia.
- Corregir total o parcialmente.
- Controvertir la interpretación de la DIAN y aportar nuevas pruebas.
La corrección puede ser la mejor decisión. El error está en tratarla como una reacción automática y no como una alternativa que debe cuantificarse y documentarse.
7. Aceptar la interpretación contenida en la pregunta
Algunas solicitudes parten de una premisa: que un ingreso fue omitido, que un costo no está soportado o que una operación recibió un tratamiento incorrecto. La empresa responde sobre esa base porque asume que, si la DIAN lo afirma, ya debe estar probado.
El riesgo es confundir la pregunta de la Administración con una conclusión definitiva. La información disponible en los sistemas de la DIAN puede mostrar una diferencia, pero esa diferencia todavía puede tener una explicación contable, contractual o tributaria.
Pensemos en una empresa cuyos ingresos declarados no coinciden con la facturación electrónica. El área contable asume que hubo una omisión y prepara una corrección. Al revisar operación por operación, descubre que la diferencia corresponde a notas crédito, anulaciones y anticipos registrados de manera distinta.
La respuesta correcta no era aceptar el mayor ingreso. Era conciliar las fuentes y demostrar el tratamiento aplicado.
En su lugar, separa siempre tres elementos: qué hecho afirma la DIAN, qué muestran los documentos y qué conclusión jurídica puede sostenerse con ellos.
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8. Dejar toda la respuesta únicamente en manos del contador
El contador conoce las declaraciones, los registros y las cifras. Por eso parece natural encargarle toda la respuesta.
Su participación es indispensable, pero no siempre suficiente. Cuando la DIAN cuestiona la procedencia de un costo, propone modificar una declaración, interpreta un contrato o plantea una sanción, el problema deja de ser exclusivamente contable.
El riesgo es presentar cifras correctas sin formular las objeciones jurídicas necesarias, aportar documentos sin explicar su valor probatorio o realizar reconocimientos que condicionen las etapas posteriores.
La mejor alternativa es coordinar una sola respuesta entre contabilidad, gerencia y asesoría jurídica. El contador reconstruye las cifras; el abogado evalúa qué debe probarse, qué puede discutirse y cómo proteger la posición de la empresa.
9. Responder tarde, con errores o de forma incompleta
La empresa prioriza otros asuntos y prepara la contestación en los últimos días. Parece manejable porque ya tiene localizados los documentos principales.
El riesgo es que falten anexos, existan diferencias entre el escrito y la contabilidad o la información se entregue fuera del término. El artículo 651 del Estatuto Tributario contempla consecuencias cuando la información tributaria requerida no se suministra, se presenta extemporáneamente, contiene errores o no corresponde a lo solicitado.
No toda equivocación produce automáticamente la misma sanción. Su aplicación depende de la conducta, la información solicitada, el perjuicio y las reglas vigentes de graduación y reducción. Por eso, el objetivo no debe ser asustar a la empresa con una cifra genérica, sino evitar que una respuesta deficiente cree un problema sancionatorio adicional.
En su lugar, utiliza una revisión final que confirme:
- Que todos los puntos fueron contestados.
- Que las cifras coinciden con los soportes.
- Que cada anexo aparece identificado.
- Que el escrito no contiene contradicciones.
- Que la radicación se hará por el canal correcto.
- Que quedará evidencia íntegra del envío.
10. Responder solo para salir del requerimiento actual
La empresa concentra todo el esfuerzo en enviar una contestación y cerrar la tarea interna. Parece razonable porque todavía no existe una liquidación oficial ni un recurso que preparar.
El riesgo es olvidar que la respuesta puede convertirse en la base del expediente. Lo que se afirme, omita o acepte puede ser relevante si la DIAN continúa la fiscalización, formula cargos o propone modificar la declaración.
Una buena respuesta debe resolver el acto presente y, al mismo tiempo, preservar la defensa futura. Eso exige identificar desde ahora los documentos faltantes, las personas que conocen los hechos, las conciliaciones necesarias y los argumentos que no deberían perderse.
El criterio de V&O es que una respuesta no se mide únicamente por haber sido radicada a tiempo. Debe evaluarse por su capacidad para explicar los hechos, sostener la posición tributaria y evitar contradicciones en las etapas siguientes.
Por eso, Villegas & Ochoa acompaña estos asuntos desde el diagnóstico del acto y el control del término hasta la organización de las pruebas, la preparación de la respuesta y la defensa frente a actuaciones posteriores. La página de servicio de la firma destaca precisamente que un envío contable no siempre sustituye la revisión jurídica formal.
Responder un requerimiento de la DIAN no consiste en enviar la mayor cantidad de documentos ni en corregir para cerrar rápido. Consiste en entender el acto, controlar el término y construir una respuesta en la que los hechos, las cifras y los argumentos jurídicos sean coherentes.
En Villegas & Ochoa podemos revisar el requerimiento antes de que lo radiques, identificar los riesgos y ayudarte a definir qué conviene explicar, corregir o controvertir. Escríbenos por WhatsApp o agenda una conversación para revisar la ruta de respuesta.
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