Requerimiento ordinario o especial de la DIAN: ¿cuál recibiste y cómo responder?
Antes de enviar documentos, corregir una declaración o pedirle al contador que prepare una respuesta, hay que identificar con precisión qué acto llegó.
Un requerimiento ordinario suele formar parte de la etapa de investigación: la DIAN solicita documentos, cifras o explicaciones para verificar una obligación. El requerimiento especial aparece más adelante: contiene los puntos que la entidad propone modificar y antecede, por regla general, a una liquidación oficial de revisión.
También existe un tercer acto que suele generar confusión: el emplazamiento para corregir. No es un requerimiento ordinario ni uno especial. Es una invitación para que el contribuyente corrija su declaración dentro del mes siguiente, si considera que la observación de la DIAN es procedente.
Identificar el documento correcto permite responder la pregunta verdaderamente importante: ¿debo entregar información, corregir, controvertir o preparar la defensa frente a una modificación oficial?
¿En qué se diferencian el requerimiento ordinario y el especial?
Requerimiento ordinario
El requerimiento ordinario es una herramienta de investigación. La DIAN puede utilizarlo para solicitar informes, contratos, facturas, certificados, conciliaciones, registros contables o explicaciones sobre una operación.
Su finalidad principal es obtener elementos para verificar si las obligaciones tributarias fueron cumplidas correctamente. Por sí solo, no significa que la DIAN ya haya decidido modificar una declaración.
La solicitud puede dirigirse al contribuyente o a un tercero que tenga información relevante. Como regla general, el plazo concedido para responder un requerimiento ordinario o una solicitud de información no puede ser inferior a 15 días calendario. El acto puede otorgar un término mayor.
Aunque todavía sea una actuación investigativa, no debe tratarse como una comunicación informal. Los documentos y explicaciones entregados pueden convertirse en pruebas dentro de una fiscalización posterior.
Requerimiento especial
El requerimiento especial cumple una función distinta. La DIAN lo expide cuando, después de revisar una declaración, propone modificar impuestos, anticipos, retenciones o sanciones.
El documento debe señalar los hechos y conceptos que la Administración pretende cambiar. Por eso, no se responde únicamente enviando archivos: el contribuyente debe analizar cada modificación, formular sus objeciones y aportar las pruebas que respalden su posición.
El requerimiento especial es, por regla general, un requisito previo para que la DIAN pueda expedir una liquidación oficial de revisión. El término para responderlo es de tres meses contados desde su notificación.
No debe confundirse con el emplazamiento para corregir
El emplazamiento para corregir aparece cuando la Administración tiene indicios de que una declaración puede ser inexacta. Con este acto invita al contribuyente a corregir dentro del mes siguiente, si considera procedente la observación.
La diferencia práctica es importante. El requerimiento ordinario pide información. El emplazamiento plantea la posibilidad de corregir. El requerimiento especial ya formula una propuesta concreta de modificación.
Cambiar el nombre de un acto por otro no es un error menor: puede llevar a calcular mal el plazo y a escoger una estrategia que no corresponde a la etapa del proceso.
¿Cuál debes responder y qué plazos y sanciones aplican?
El requerimiento ordinario debe atenderse cuando contiene una solicitud de información o de pruebas. No es correcto asumir que su respuesta es opcional: omitir la información, presentarla fuera del plazo, entregarla con errores o suministrar algo diferente de lo solicitado puede abrir una discusión sancionatoria bajo el artículo 651 del Estatuto Tributario.
La respuesta debe presentarse dentro del término fijado en el acto, que para los requerimientos ordinarios o solicitudes de información no puede ser inferior a 15 días calendario.
Eso no significa que la empresa deba aceptar las conclusiones implícitas en las preguntas de la DIAN. Atender la solicitud y aceptar la interpretación de la entidad son decisiones distintas.
El requerimiento especial, por su parte, debe contestarse por escrito dentro de los tres meses siguientes a su notificación. En la respuesta pueden formularse objeciones, aportarse pruebas, solicitarse actuaciones probatorias y subsanarse las omisiones que permita la ley.
Cuando la notificación se realiza electrónicamente, la DIAN ha precisado que el acto se entiende notificado al recibirse el correo, pero el término para responder o impugnar comienza después de transcurridos cinco días hábiles.
Las consecuencias económicas tampoco son iguales.
La sanción del 20 % no surge por recibir un requerimiento ordinario. Esa tarifa corresponde a la corrección realizada después de que se ha notificado un emplazamiento para corregir —o un auto de inspección tributaria— y antes de que se notifique el requerimiento especial o el pliego de cargos. Se calcula sobre el mayor valor a pagar o el menor saldo a favor generado por la corrección.
Cuando ya existe un requerimiento especial, la discusión puede involucrar la sanción por inexactitud. Si el contribuyente acepta total o parcialmente los hechos propuestos, el artículo 709 permite, bajo sus requisitos, corregir la declaración e incluir la sanción por inexactitud reducida a una cuarta parte. La corrección, el pago o acuerdo de pago y los soportes correspondientes deben acompañar la respuesta.
La reducción no opera automáticamente por presentar cualquier corrección. Exige aceptar los hechos correspondientes y cumplir las condiciones legales dentro de la oportunidad procesal.
Pensemos en una empresa que recibe un requerimiento ordinario por diferencias entre los ingresos declarados y la facturación electrónica.
La empresa asume que la DIAN ya determinó un mayor impuesto y corrige de inmediato. Días después descubre que la diferencia correspondía a facturas anuladas y notas crédito que podían conciliarse documentalmente.
En ese caso, confundir una solicitud de información con una decisión de modificación pudo llevarla a aceptar un valor que todavía era explicable.
El error contrario también es costoso. Si la empresa recibe un requerimiento especial y se limita a enviar una carpeta de documentos sin formular objeciones ni responder cada modificación, pierde la oportunidad de construir una defensa clara antes de la liquidación oficial.
No responder el requerimiento especial no convierte automáticamente todas las afirmaciones de la DIAN en ciertas. Sin embargo, deja sin ejercer una etapa central de contradicción y permite que, si encuentra mérito, la entidad avance hacia una liquidación oficial de revisión. La ley establece que esa liquidación debe notificarse dentro del término previsto después de vencer la oportunidad para contestar.
¿Qué hacer según el requerimiento que recibiste y cuándo entra el abogado?
Si recibiste un requerimiento ordinario, el trabajo empieza por separar cada pregunta y establecer qué documento o explicación la responde.
No conviene enviar toda la contabilidad ni agregar información que la DIAN no solicitó. La respuesta debe ser suficiente, coherente y verificable, pero también debe evitar afirmaciones innecesarias que amplíen la discusión.
La ruta normalmente incluye:
- Confirmar el plazo y la forma de notificación.
- Identificar el impuesto, período y operaciones revisadas.
- Conciliar las cifras antes de entregar documentos.
- Relacionar cada respuesta con su soporte.
- Revisar si la información revela una inconsistencia real o solo una diferencia explicable.
Si recibiste un emplazamiento para corregir, debes decidir si la observación de la DIAN es correcta y si conviene modificar la declaración.
No corregir no equivale, por sí solo, a incumplir una orden de pago. El artículo 685 señala que el contribuyente corrige si considera procedente la observación. Pero guardar silencio tampoco resuelve el problema: la fiscalización puede continuar y avanzar hacia un requerimiento especial.
Antes de corregir conviene cuantificar el mayor impuesto, la sanción, los intereses y el efecto que esa decisión puede tener sobre otros períodos u obligaciones.
Si recibiste un requerimiento especial, ya no basta con organizar documentos. Debes definir una estrategia frente a cada modificación propuesta:
- Aceptarla completamente.
- Aceptarla solo en una parte.
- Controvertirla.
- Solicitar o aportar pruebas.
- Corregir la declaración para acceder, cuando proceda, a una reducción sancionatoria.
Aquí el abogado tributario adquiere un papel especialmente relevante. El contador reconstruye las cifras y explica los registros, pero la respuesta también exige determinar qué hechos tienen valor jurídico, cómo se distribuye la carga probatoria y qué argumentos deben quedar planteados para las etapas posteriores.
El criterio de V&O no consiste en corregir siempre para cerrar rápido ni en controvertir todo por principio. La decisión debe comparar tres factores: la solidez de la prueba, el costo de aceptar la modificación y el riesgo de continuar la discusión.
En algunos casos, la mejor decisión será corregir parcialmente y controvertir el resto. En otros, la empresa tendrá soportes suficientes para defender la declaración completa. Lo importante es que la ruta surja del expediente y no del temor que produce recibir una comunicación de la DIAN.
Villegas & Ochoa acompaña estos procesos mediante el diagnóstico del acto, el control de términos, la conciliación de cifras, la organización de las pruebas y la preparación de la respuesta formal. Si la actuación continúa, la firma también interviene frente a liquidaciones oficiales y recursos posteriores.
Saber si recibiste un requerimiento ordinario, un emplazamiento para corregir o un requerimiento especial define el plazo y la estrategia. No respondas los tres actos de la misma forma ni corrijas una declaración antes de entender qué está cuestionando la DIAN.
En Villegas & Ochoa podemos revisar el documento, confirmar la fecha límite y ayudarte a decidir si conviene explicar, corregir o controvertir. Escríbenos por WhatsApp o agenda una conversación para definir la ruta de respuesta.
Escrito por:
