Recibí un requerimiento de la DIAN: ¿qué hago?
Recibir un requerimiento de la DIAN no significa que la empresa ya tenga una sanción o una deuda definitiva. Significa que la Administración está solicitando información, verificando una obligación o cuestionando algún punto de una declaración.
El problema empieza cuando la empresa responde por impulso: entrega archivos sin contexto, acepta una diferencia que todavía no ha revisado, corrige una declaración sin medir el efecto o deja el asunto únicamente en manos de quien conoce las cifras, pero no la estrategia de defensa.
Lo primero no es contestar. Lo primero es entender qué acto llegó, cuándo vence y qué riesgo existe detrás de cada pregunta.
¿Qué tipo de requerimiento recibiste y cuánto tiempo tienes?
No todas las comunicaciones de la DIAN cumplen la misma función ni conceden el mismo término. El nombre exacto del documento permite entender qué está haciendo la entidad, qué información espera y qué oportunidades de defensa conserva el contribuyente.
Cuando se trata de un requerimiento ordinario o una solicitud de información tributaria, la Administración debe conceder un plazo no inferior a 15 días calendario. El documento puede otorgar un término mayor, por lo que no conviene asumir que la fecha límite siempre será la misma.
El requerimiento especial aparece en una etapa distinta. Mediante este acto, la DIAN propone modificar una declaración tributaria y debe exponer los puntos que pretende cambiar. El contribuyente cuenta con tres meses para formular objeciones, aportar pruebas y responder a las modificaciones planteadas. Un emplazamiento previo por no declarar, en cambio, concede un mes.
También pueden llegar pliegos de cargos, liquidaciones provisionales, solicitudes de exhibición de libros, emplazamientos para corregir o liquidaciones oficiales. Cada actuación tiene una finalidad y unas reglas propias. Por eso, leer únicamente el asunto del correo o la primera página puede llevar a calcular mal el término.
Cuando el acto se notifica electrónicamente, la notificación se entiende surtida con la recepción efectiva del correo. Sin embargo, el término para responder o impugnar no comienza de inmediato: deben transcurrir cinco días hábiles antes de iniciar su conteo.
Apenas recibas la comunicación, conserva:
- El correo electrónico completo.
- El documento original enviado por la DIAN.
- Los anexos incluidos en la notificación.
- La evidencia de la fecha de entrega.
- El sobre y la guía, si la notificación fue física.
- Las comunicaciones o documentos enviados anteriormente a la entidad.
La fecha en la que el gerente abrió el archivo no necesariamente es la fecha jurídicamente relevante. El calendario debe construirse a partir de la notificación y del tipo de acto recibido.
¿Qué debes hacer durante las primeras 48 horas?
Las primeras 48 horas no son un plazo establecido por la ley. Son una ventana estratégica para ordenar el caso antes de que contabilidad, gerencia, revisoría fiscal o cualquier otra área empiecen a enviar explicaciones que luego resulten incompletas o contradictorias.
Durante ese período conviene avanzar en cinco frentes:
- Leer el acto completo. Identifica el impuesto, el período, las operaciones cuestionadas, los hechos señalados y los documentos solicitados.
- Definir un vocero único. La respuesta necesita una sola narrativa. Las áreas internas y los asesores deben trabajar sobre la misma versión de los hechos.
- Separar la solicitud de la conclusión de la DIAN. Entregar un documento no significa aceptar que la interpretación de la entidad sea correcta.
- Reconstruir los soportes. Declaraciones, facturas, notas crédito, contratos, certificados, comprobantes y auxiliares contables deben conectarse con cada punto del requerimiento.
- Evitar correcciones precipitadas. Corregir puede ser conveniente, pero primero hay que calcular su impacto, revisar las sanciones aplicables y establecer si la posición inicial todavía puede defenderse.
Pensemos en una empresa que recibe un requerimiento porque los ingresos declarados no coinciden con la información disponible en los sistemas de la DIAN.
El área contable identifica que parte de la diferencia corresponde a facturas anuladas, anticipos y notas crédito. Para cerrar rápidamente el asunto, envía una hoja de cálculo con varios totales, pero no explica cada diferencia ni relaciona los valores con las facturas, comprobantes y registros correspondientes.
La empresa entregó información, pero no resolvió la inconsistencia. La DIAN recibió cifras nuevas sin una conciliación que permitiera entender su origen y comprobar por qué la declaración era correcta.
Una respuesta defendible habría mostrado, operación por operación, cuáles valores fueron anulados, cuándo se emitieron las notas crédito, qué tratamiento recibieron los anticipos y cómo se reflejó cada movimiento en la contabilidad y en la declaración tributaria.
Ese es uno de los errores más frecuentes: acumular anexos sin explicar qué demuestra cada uno. Una respuesta sólida no es necesariamente la más extensa. Es la que contesta cada punto, concilia las cifras y conecta cada afirmación con una prueba verificable.
¿Qué está en juego y cuándo necesitas un abogado tributario?
Responder tarde, entregar información incompleta o enviar datos que no corresponden a lo solicitado puede exponer al contribuyente a consecuencias distintas según la actuación y la conducta investigada.
El artículo 651 del Estatuto Tributario contempla sanciones cuando la información solicitada no se entrega, se presenta fuera del plazo, contiene errores o no corresponde a lo requerido. La norma también prevé que, en ciertos casos, puedan desconocerse costos, deducciones, descuentos, pasivos, impuestos descontables o retenciones relacionados con la información que debía conservarse y ponerse a disposición de la Administración. La aplicación concreta debe analizarse según los hechos y la etapa del proceso.
Si la actuación termina en una modificación oficial de la declaración, también podría discutirse una sanción por inexactitud. No existe una tarifa única del 200 % para todos los casos: la regla general y las tarifas especiales dependen de la conducta. El porcentaje del 200 % se relaciona, entre otros supuestos específicos, con el mayor impuesto derivado de activos omitidos o pasivos inexistentes.
Esto no significa que todo requerimiento termine en una sanción. Significa que una respuesta aparentemente sencilla puede definir cómo avanza el proceso, qué hechos quedan aceptados y qué argumentos conserva la empresa para defenderse en etapas posteriores.
El contador es indispensable para reconstruir las cifras y explicar el tratamiento contable. Pero cuando la DIAN cuestiona la procedencia de un costo, interpreta una operación de manera diferente, propone modificar una declaración o plantea una sanción, el asunto también necesita una lectura jurídica.
El abogado tributario ayuda a decidir:
- Qué hechos pueden aceptarse y cuáles deben controvertirse.
- Qué documentos tienen verdadero valor probatorio.
- Si existe fundamento para corregir la declaración.
- Qué consecuencias tendría cada alternativa.
- Cómo responder sin hacer reconocimientos innecesarios.
- Qué argumentos deben conservarse para una liquidación oficial o un recurso.
El criterio de V&O no consiste en negar automáticamente lo que afirma la DIAN ni en recomendar una corrección por el solo hecho de haber recibido un requerimiento. La decisión debe partir de tres preguntas: qué puede probarse, qué posición es jurídicamente defendible y cuál alternativa protege mejor la caja, la operación y los derechos del contribuyente.
Villegas & Ochoa estructura su acompañamiento en cuatro frentes: diagnóstico del requerimiento y sus escenarios; organización y conciliación de los soportes; preparación y radicación de la respuesta formal; y defensa en las etapas posteriores. La firma también controla los términos y hace seguimiento a requerimientos adicionales, liquidaciones y recursos.
Un requerimiento de la DIAN todavía puede ser una oportunidad para explicar, corregir o defender la posición de la empresa. Pero esa oportunidad depende de actuar dentro del término y evitar respuestas improvisadas.
En Villegas & Ochoa podemos revisar el acto, calcular el plazo y construir una respuesta coherente entre los hechos, las cifras y la estrategia jurídica. Escríbenos por WhatsApp o agenda una conversación para definir la ruta de defensa.
Escrito por:
