Política de Tratamiento de Datos Personales

En esta página encuentras la política completa de tratamiento de datos personales y uso de cookies de Villegas & Ochoa Abogados S.A.S. Aquí se explica con detalle cómo recolectamos, usamos, almacenamos y protegemos tu información, así como los derechos que tienes como titular de los datos.

Esta información está basada en la normativa colombiana vigente en materia de protección de datos personales y en las políticas internas de Villegas & Ochoa.

Resumen para ti

  • Villegas & Ochoa es responsable del tratamiento de tus datos personales.

  • Tus datos se usan para prestarte servicios jurídicos, gestionar relaciones contractuales, enviar información y cumplir obligaciones legales.

  • Puedes consultar, actualizar, corregir o solicitar la eliminación de tus datos escribiendo a contacto@villegasochoa.com.

  • En cualquier momento puedes presentar consultas o reclamos sobre el uso de tu información, de acuerdo con los procedimientos descritos en esta política.

El Titular tiene el derecho de consultar gratuitamente sus datos personales al menos una vez cada mes calendario o cuando existan modificaciones sustanciales a las políticas.

• Canales de Solicitud: Mediante escrito dirigido a Villegas Ochoa Abogados, enviado por correo electrónico a contacto@villegasochoa.com (Asunto: “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”) o por correo postal a Carrera 43b 14 51 int 705, Medellín.

• Información Requerida: Nombre y apellidos del Titular, fotocopia de la Cédula de Ciudadanía (y, si aplica, del representante), petición concreta, dirección para notificaciones, fecha y firma.

• Plazo de Respuesta: Máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible responder en este término, se informará al interesado, señalando una nueva fecha que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Costo: Para consultas con periodicidad mayor a una por mes calendario, se podrán cobrar gastos de envío, reproducción y certificación de documentos, los cuales no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material.

Esta política de tratamiento de la información se fundamenta en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, y en los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

También se basa en el Decreto 1074 de 2015 y la Ley 1266 de 2008, así como en circulares y actos administrativos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

El presente documento es aplicable a todos los datos personales o cualquier otro tipo de información que repose en las bases de datos y archivos de Villegas Ochoa Abogados S.A.S., definiendo las responsabilidades de la firma y sus empleados en el manejo de dicha información, ya sea actuando como Responsable o como Encargado del Tratamiento.

Para una correcta comprensión, el documento define términos esenciales basados en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

• Titular: Persona natural a quien pertenecen los datos personales objeto de tratamiento.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o asociable a una persona natural. Se clasifica en:

• Dato Público: El que no es semiprivado, privado o sensible (ej. estado civil, profesión u oficio).

• Dato Semiprivado: Aquel cuyo conocimiento puede interesar al Titular y a un sector o grupo de personas (ej. información financiera o crediticia).

• Dato Privado: Información que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa al Titular (ej. números telefónicos personales o correos electrónicos personales).

• Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad o pueden generar discriminación (ej. origen racial, orientación política, datos de salud o biométricos).

• Responsable del Tratamiento: Villegas Ochoa Abogados S.A.S. u otra persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.

• Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.

• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).

• Transferencia: Cuando el Responsable/Encargado ubicado en Colombia envía datos a un receptor (que también es Responsable), dentro o fuera del país.

• Transmisión: Comunicación de datos (dentro o fuera de Colombia) para que un Encargado realice un tratamiento por cuenta del Responsable.

• Oficial de Protección de Datos: Persona natural que coordina la implementación del marco legal y gestiona las solicitudes de los Titulares.

El tratamiento de datos personales en Villegas Ochoa Abogados se rige por principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los cuales deben aplicarse de manera armónica e integral.

• Principio de Legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada y sujeta a las disposiciones legales vigentes.

• Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima e informada previamente al Titular.

• Principio de Libertad: El Tratamiento requiere el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos no pueden ser obtenidos o divulgados sin esta autorización, o sin un mandato legal o judicial.

• Principio de Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, prohibiendo el tratamiento de datos parciales, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernen.

• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento solo puede ser realizado por personas autorizadas por el Titular y/o por la Ley. Los datos, salvo los públicos, no podrán estar disponibles en medios masivos, a menos que el acceso sea técnicamente controlable y restringido a Titulares o terceros autorizados.

• Principio de Seguridad: Se deben implementar medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información.

• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos (que no son públicos) están obligadas a mantener la reserva de la información, excepto en actividades expresamente autorizadas por la ley.

Villegas Ochoa Abogados S.A.S. es el Responsable del Tratamiento de las bases de datos cubiertas por esta política.

• Datos de Contacto: Dirección: Carrera 43b 14 51 int 705, Medellín, Colombia; Correo electrónico: contacto@villegasochoa.com; Tel: 304 4831451.

• Finalidad del Tratamiento: El tratamiento incluye la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales, obedeciendo a finalidades legítimas en cumplimiento de la Constitución y la Ley. Las finalidades específicas se detallan en el documento interno denominado «Organización Bases de Datos».

• Vigencia: Los datos personales se mantendrán vigentes durante el plazo necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las normas especiales que regulen la materia, respetando los periodos de conservación legales.

El tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. Villegas Ochoa Abogados utiliza medios técnicos, escritos u orales que permiten conservar prueba de esta autorización.

La autorización no será necesaria en los siguientes casos:

• Información requerida por entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el Registro Civil.

¿Quién puede otorgar la Autorización?

• El Titular, acreditando su identidad.

• Los Causahabientes del Titular.

• El representante o apoderado del Titular.

• Los derechos de los niños, niñas y adolescentes serán ejercidos por las personas facultadas para representarlos.

Los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de su información personal, ejercibles por el Titular, Causahabientes, o representante/apoderado.
 
 
• Derecho de Acceso o Consulta: Derecho a ser informado, previa solicitud, sobre el origen, uso y finalidad de sus datos personales.
 
Derecho de Quejas y Reclamos: Incluye cuatro tipos de reclamos:
 
• Corrección: Actualizar, rectificar o modificar datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
 
• Supresión (Eliminación): Solicitar que se supriman datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios y derechos legales.
 
• Revocación: Dejar sin efecto la autorización previamente otorgada.
 
• Infracción: Solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa de Protección de Datos.
 
• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada.
 
• Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Villegas Ochoa Abogados.

Villegas Ochoa Abogados puede recolectar información personal de sus Usuarios mientras utilizan la Página Web mediante tecnologías como Cookies propias y de terceros.

• Finalidad: Las cookies ayudan a analizar cómo interactúan los visitantes con el sitio web, ofrecen estadísticas de uso y permiten conocer patrones de navegación para ofrecer servicios personalizados. Villegas Ochoa Abogados puede usar estas tecnologías para autenticar al usuario, recordar preferencias, presentar ofertas de interés, facilitar transacciones y analizar el uso de la página web.

• Control del Usuario: Si el usuario no desea permitir el uso de cookies, puede rechazarlas o eliminar las existentes configurando su navegador (ej. Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome) e inhabilitando el código Java Script.

• Advertencia: Si se eligen bloquear las cookies, esto puede afectar o impedir el funcionamiento de la página. Servicios de terceros, como Google Analytics, pueden utilizarse para rastrear la actividad; el usuario puede instalar un sistema de rechazo en su navegador web si no desea que esta información se obtenga.

Este procedimiento se activa cuando el Titular busca corregir, suprimir, revocar la autorización o alegar una infracción.

 

• Canales de Solicitud: Por escrito, dirigido a Villegas Ochoa Abogados, a través de contacto@villegasochoa.com o correo postal.

• Información Requerida: Identificación del Titular, descripción de los hechos y petición concreta (corrección, supresión, revocación o infracción), dirección para notificaciones, fecha y firma.

• Subsanación: Si el reclamo está incompleto, se requiere al interesado subsanar las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entiende que ha desistido.

• Registro en Base de Datos: Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, manteniéndola hasta que el reclamo sea decidido.

• Plazo de Respuesta: Máximo quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible atender la solicitud en este plazo, se informará al interesado, indicando una fecha que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Como Responsable del Tratamiento, Villegas Ochoa Abogados tiene las siguientes obligaciones:

 

Frente al Titular:

• Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada.

• Informar sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.

• Tramitar consultas y reclamos.

• Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

 

Frente al Encargado:

• Garantizar que la información suministrada al Encargado sea veraz, completa y actualizada.

• Actualizar la información y comunicársela oportunamente al Encargado.

• Rectificar la información incorrecta y comunicarlo al Encargado.

• Informar al Encargado cuando la información esté en discusión por parte del Titular.

• Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad.

 

Frente a las Autoridades y la Ley:

• Observar todos los principios legales (Legalidad, finalidad, libertad, etc.).

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para atender consultas y reclamos.

• Informar a la autoridad de protección de datos (SIC) cuando haya violaciones a los códigos de seguridad o riesgos.

Si Villegas Ochoa Abogados actúa como Encargado del Tratamiento (por cuenta de otro Responsable), debe cumplir con las siguientes obligaciones:
 
 
• Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data al Titular.
 
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad para impedir adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
 
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recibo.
 
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares.
 
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para la atención de consultas y reclamos.
 
• Registrar la leyenda “reclamo en trámite” en la base de datos.
 
• Insertar la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado sobre procesos judiciales.
 
• Abstenerse de circular información controvertida cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.
Se establecen reglas específicas para el tratamiento de ciertos tipos de datos.
 
 
• Datos de Menores: El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo que responda a su interés superior, asegure el respeto de sus derechos fundamentales, y se obtenga la autorización del representante legal, previa escucha y valoración de la opinión del menor.
 
• Sistemas de Videovigilancia: Villegas Ochoa Abogados informará sobre la existencia de la videovigilancia mediante la fijación de avisos visibles que indiquen quién es el Responsable, las finalidades y los derechos del Titular. Las imágenes se conservarán solo por el tiempo estrictamente necesario, y su acceso y divulgación estarán restringidos a personas autorizadas o a solicitud de una autoridad.
 
• Datos Biométricos: Se utilizan mecanismos que capturan, procesan y almacenan información de rasgos físicos (ej. huellas dactilares o aspectos faciales) para establecer o «autenticar» la identidad. La administración de estas bases de datos se realiza con medidas de seguridad técnicas que garantizan la confidencialidad, reserva y el debido cumplimiento de los principios legales.
El Titular debe conocer las restricciones y condiciones bajo las cuales los datos pueden ser enviados a otros países.
 
 
Prohibición General: Se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, conforme a los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
 
 
Excepciones a la Prohibición: La prohibición no aplica en los siguientes casos:
 
• Autorización expresa e inequívoca del Titular para la transferencia.
 
• Intercambio de datos médicos requerido para el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
 
• Transferencias bancarias o bursátiles conforme a la legislación aplicable.
 
• Transferencias acordadas en tratados internacionales con reciprocidad.
 
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato o medidas precontractuales con autorización del Titular.
 
• Transferencias exigidas legalmente para la salvaguardia del interés público o procesos judiciales.
 
• Transmisión Internacional: Las transmisiones entre Villegas Ochoa Abogados y un Encargado (para realizar un tratamiento por cuenta del Responsable) no requieren consentimiento del Titular, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.

Villegas Ochoa Abogados implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.

• Medidas de Seguridad: Incluyen el uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso solo a personal autorizado y respaldo de información. Estas medidas se recogen en el documento de Políticas Internas de Seguridad.

• Existen medidas de seguridad comunes (Gestión de documentos, Control de acceso, Incidencias, Personal) para todos los datos.

• Existen medidas específicas para bases de datos privados, incluyendo auditorías ordinarias o extraordinarias y mecanismos para limitar intentos de acceso no autorizados.

• Existen medidas específicas para datos sensibles, como el uso de mecanismos de cifrado para almacenamiento y transmisión (VPN), acceso solo para personal autorizado y registro de accesos.

• Administración de Riesgos: Se han identificado riesgos (ej. criminalidad, sucesos de origen físico o negligencia) y se han establecido controles mediante la implementación de las Políticas Internas de Seguridad para proteger la información de los Titulares.

• Gestión de Incidentes: Se establece un procedimiento para la notificación, gestión y respuesta ante incidencias (pérdida, hurto o acceso no autorizado). Cualquier incidencia debe comunicarse de manera inmediata al Oficial de Protección de Datos, quien gestiona un registro de incidencias.

• El Oficial de Protección de Datos debe informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) a través del RNBD dentro de los 15 días hábiles siguientes de haber detectado la violación.

• Se notificará el incidente a los Titulares si se identifica que pueden verse afectados de manera significativa.

• Gestión Documental: Se debe documentar la ubicación, conservación, tiempo de retención y disposición final de los documentos físicos y digitales que contienen datos personales. Se designará un responsable para custodiar los documentos y garantizar su protección física y digital, evitando alteraciones.

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Solo recopilamos los datos necesarios para estas finalidades, los conservamos el tiempo estrictamente requerido y no los vendemos. Podemos compartirlos con aliados o entidades autorizadas cuando sea necesario para la prestación del servicio o por exigencia legal. Como titular, puedes conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de tus datos y revocar tu autorización escribiendo a contacto@villegasochoa.com. Más información se encuentra en la Política de Tratamiento de Datos Personales y Cookies disponible en nuestro sitio web.